Zgubiłem fakturę – jak wystawić duplikat?

zgubilem-fakture-jak-wystawic-duplikat-1

Księgowość to niełatwa działka, którą możemy prowadzić samodzielnie albo zlecić księgowemu lub biuru rachunkowemu. Czasem zdarzają się wpadki, do których zaliczyć możemy zagubienie faktury pierwotnej, którą uprzednio wystawiliśmy. Co robić w takim wypadku?

Nie da się ukryć, że prowadzenie księgowości nie należy do prostych spraw. Uporządkowanie i jasność są tu na pierwszym miejscu. Zdarza się jednak, że do naszej pełnej porządku księgowości wkradają się błędy. Zgubiona faktura niewątpliwie do nich należy.

wystawianie duplikatu fakturyJeśli zdarzy nam się coś takiego – nie wpadajmy w panikę. Możemy wystawić duplikat faktury. I nie ma tu znaczenia, czy posiadamy księgowego czy sami prowadzimy księgowość za pomocą programu do księgowania. Ta druga droga jednak znacznie ułatwi nam zadanie. Wystarczy że wygenerujemy nowy dokument z pamięci programu. Jeśli jednak owego programu nie posiadamy – pozostaje nam zwrócić się do nabywcy, któremu wystawialiśmy fakturę pierwotną. On bowiem posiada jej oryginał.

Warto wiedzieć, że duplikat może wystawić albo ktoś, kto wystawiał pierwowzór, albo osoba trzecia upoważniona przez tę pierwszą. Co ważne – duplikat faktury jest tak samo ważny, co zagubiony oryginał. Jest przecież dokumentem, który prawnie się liczy i ma moc. Zarówno wystawiający fakturę jak i nabywca mogą wnioskować o wystawienie duplikatu.

W przypadkach zagubienia faktury bardzo istotne jest wystawienie jej duplikatu. Dlaczego? Polskie prawo podatkowe mówi, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadać fakturę, która jest dowodem na nabycie towarów i usług, a która przecież pozwala na korzystanie z odliczeń i zwrotu pieniędzy.

Ponadto – obowiązkiem przedsiębiorców jest również przechowywanie faktur przez 5 lat od daty zapłacenia za nie podatku. Dlatego istotne jest, by robić przeglądy dokumentów i sprawdzać, czy żadnego nie brakuje. Dzięki temu unikniemy problemów prawnych.

W naszych rozważaniach pojawia się jeszcze problem księgowania duplikatu faktury. Istnieją tu dwie drogi. Pierwsza z nich ma miejsce wtedy, gdy nabywca otrzyma fakturę i dopiero po tym wystawiany jest duplikat. W tym wypadku nie należy księgować duplikatu, ponieważ oryginał został już zaksięgowany. Jeśli jednak oryginał faktury nie dotarł do nabywcy i nie mógł on jej zaksięgować, duplikat należy zaksięgować. Wówczas podatek VAT rozliczamy, mając na uwadze datę księgowania duplikatu.

 


 Artykuł powstał przy współpracy z https://www.taxomatic.pl